Was sind Präsentations Tools?

Die Definition eines Präsentations Tools oder auch einer Präsentationssoftware ist relativ simpel. Es handelt sich um Programme, die Ihnen bei der Vorbereitung und auch beim Präsentieren selbst zur Seite stehen. Das hört sich zunächst einfacher an, als es tatsächlich ist. Denn ein guter, erfolgreicher Vortrag benötigt nicht nur reichlich Vorarbeit, sondern auch ein durchdachtes Präsentationskonzept, kombiniert mit einem sicheren Auftritt. Wir zeigen Ihnen, worauf es dabei besonders ankommt und auf welche Programme Sie am besten zurückgreifen.

Wie entsteht eine Präsentation?

Die von uns verglichenen Programme zum Erstellen von Präsentationen unterscheiden sich sowohl im Präsentationsansatz, als auch in der Art und Weise, in der sie Sie bei der Vorbereitung unterstützen. Grundsätzlich lässt sich jedoch folgendes Muster für den Entstehungsprozess eines Vortrags inklusive Präsentation festhalten.

Entstehungsprozess eines Vortrags

Screenshot: trusted.de

Der Vortrag kommt demnach in einem klassischen Dreischritt zustande. In einer ersten Phase (Vorbereitung 1) wird Material für den Vortrag (Bilder, Statistiken, etc.) gesammelt. In der zweiten Phase (Vorbereitung 2) werden die Informationen dann strukturiert und geordnet. An dieser Stelle entsteht ein Konzept (z.B. welche Folie soll wann gezeigt werden).

In der letzten Phase (Präsentation) hilft die Software dann beim eigentlichen Vortrag. Passend zum mündlich Dargelegten werden hier sinnvolle visuelle Ergänzungen (nach dem zuvor erarbeitetem Konzept) eingeblendet.

Phase 2 bei google slides - Informationen und Bilder werden mithilfe eines Editors sinnvoll strukturiert

Screenshot: trusted.de

Bedenken Sie: Ein erfolgreicher Vortrag hängt in erster Linie vom Redner selbst ab. Den Dreischritt inklusive des Vortragens müssen letztlich immer noch Sie, bzw. Ihre Mitarbeiter, durchführen. Präsentationssoftware kann Ihnen das Leben hierbei aber deutlich leichter machen.

Aktuelle Probleme beim Präsentieren - Auf was es wirklich ankommt

Präsentationen sind aus der heutigen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Wir präsentieren ständig. Versuchen Menschen von unseren Ideen zu überzeugen, neue Förderer oder Kunden zu gewinnen. Doch egal ob der Vortrag extern, bei potentiellen Investoren, oder intern vor den eigenen Kollegen stattfindet, wir repräsentieren nicht nur das Unternehmen, sondern auch immer uns selbst. Da liegt es nahe, dass die Präsentation auch nach etwas aussehen muss. Doch leider wird der Form mittlerweile zu viel Aufmerksamkeit geschenkt.

Zu kurz kommt dabei das Wichtigste: Der Inhalt. Denn wir überzeugen nicht mit vielen bunten Grafiken, nicht mit farbenfrohen, aber inhaltsarmen Diagrammen. Wir überzeugen durch kompetentes, selbstsicheres Auftreten. Aus dem mündlichem Vortrag muss klar erkennbar sein, dass Sie ein Spezialist auf Ihrem Gebiet sind. Der Kunde kommt zu Ihnen, weil Sie etwas besser können als andere. Und genau so muss es auch wirken. Mimik Gestik und Intonation spielen dabei eine entscheidende Rolle.

Die Praxis - Verstecken hinter den Folien

Doch leider sieht die Realität anders aus. Viele Menschen haben sich an das Vortragen Folie für Folie gewöhnt. Nutzen Ihre Präsentation als Manuskript, wie der Experte PD Dr. Christof Wecker im Rahmen seiner Forschung “Beeinträchtigung des Wissenserwerbs bei Präsentationen” dargelegt hat. Der eigentliche Vortrag trete auf diese Weise in den Hintergrund, da man den Folien ganz automatisch größere Bedeutung als dem gesprochenem Wort einräume.

Doch seitenweise Folien mit zu viel Text und Informationen führen schnell zu ermüdeten, ja gelangweilten Zuhörern. Eine Praxis, die die Frankfurter Allgemeine Zeitung, wenn auch etwas überspitzt, gar als “Powerpoint-Irrsinn” gebrandmarkt hat. Doch Hand aufs Herz, wer ist noch nie in den Genuss einer dieser Präsentationen gekommen, während der die Zeit einfach nicht zu vergehen scheint? Während der der Referent kaum ein Wort mehr verlauten lässt, als für jeden ohnehin auf zahlreichen Folien ersichtlich ist?

Die richtige Verwendung ist entscheidend

Trotz des oftmals fehlerhaften Einsatzes von Folien bei Präsentationen sind diese dennoch enorm wichtig, da sie uns helfen, Wichtiges deutlich zu kennzeichnen und Gesprochenes durch visuelle Inhalte (beispielsweise Bilder) zu unterlegen. Somit lässt sich ein deutlich wirksamerer Vortrag realisieren, der länger im Gedächtnis bleibt, als wenn rein mündlich referiert wird. Auch lässt sich das Publikum durch passende visuelle Inhalte deutlich leichter emotionalisieren.

Es kommt also weniger darauf an ob wir Folien bei Vorträgen nutzen, sondern wie wir sie nutzen. Im Vordergrund einer guten Präsentation sollte immer der Redner selbst stehen, der mit seiner Kompetenz und seinem Auftreten überzeugt. Werden die vorgetragenen Argumente bzw. komplexe Begriffe (Theorien, Produkte etc.) dann noch passend mit visuellen Mitteln unterstrichen, ohne dabei den mündlichen Vortrag überflüssig zu machen, wird der Vortrag nochmals auf eine höhere Ebene gehoben. Die Zuschauer können auf diese Weise die Argumentation des Redners besser verfolgen und bleiben länger konzentriert.

Medien eröffnen bestimmte Möglichkeiten, die man eben richtig nutzen muss.

PowerPoint oftmals zu komplex

Es geht hier nicht darum, Microsofts PowerPoint als schlechte Lösung darzustellen. Denn das würde dem Programm nicht gerecht werden. Im Gegenteil, es ist eine hervorragende Lösung, die funktional immer noch Maßstäbe setzt. Allerdings benötigt der “Normalanwender” nur einen Bruchteil der verfügbaren Optionen. Oder haben Sie in PowerPoint schon einmal in Visual Basic programmiert? Mit über 90% Marktanteil ist Microsoft in der Präsentationsbranche so dominant wie nirgendwo sonst. Präsentationen werden direkt mit PowerPoint assoziiert. Und doch hapert es bei vielen Menschen bereits in der grundlegenden Bedienung, wie die große PowerPoint Studie der GfK gezeigt hat.

Es ist folglich umso verständlicher, weshalb viel wertvolle Zeit mit vergleichsweise unwichtigen Dingen, wie der Formatierung, die eigentlich eine Routineaufgabe sein sollten, verschwendet wird.

Die Studie hat ebenfalls zutage gefördert, dass trotz des hohen Zeitaufwands nur ein geringer Teil der fertigen Präsentationen mit dem Corporate Design des eigenen Unternehmens konform ist.

Präsentationen online gestalten - Die zeitsparende Alternative

Eine gute Alternative zum Platzhirsch PowerPoint bieten vor allem Online Tools. Die Erstellung erfolgt hier zwar ähnlich wie bei Microsofts Lösung, allerdings führen die Online Tools aufgrund Ihrer einfachen Bedienung und vorgefertigten Designs meist schneller ans Ziel. Auch wenn die individuellen Gestaltungsmöglichkeiten bei den meisten Programmen hinter denen von PowerPoint zurückbleiben, so lassen sich äußerst zeitsparend professionelle Präsentationen erstellen, die höchsten Unternehmensansprüchen genügen.

Vorteile der Online Tools

Die Zeitersparnis ist sicherlich ein zentraler Vorteil von Online Programmen zum Erstellen von Präsentationen. Daneben existieren aber noch eine Reihe weiterer Funktionen, die im Unternehmensalltag vorteilhaft sind.

Einfachheit

Mit den Online Tools erstellen Sie schnell ansprechende Präsentationen. Durch vorgefertigte Designelemente und eine einfache Bedienung fällt die Einarbeitungszeit vergleichsweise gering aus. Bei einigen Diensten haben Sie zudem die Möglichkeit, multimediale Inhalte direkt in der Anwendung zu sammeln und in Ihre Präsentation zu integrieren. Dazu gehören etwa Videos, Audiofiles oder Tweets.. Auf diese Weise beansprucht das lästige Aufbereiten von Inhalten deutlich weniger Zeit und Sie haben alle Elemente zentral gespeichert.

Flexibilität

Die Online Tools machen Ihr Unternehmen flexibler. Durch den cloudbasierten Ansatz - zentrale Speicherung und Versionskontrolle - lassen sich Präsentationen spielend einfach zwischen Geräten austauschen, aktualisieren und weitergeben. Eine Produktpräsentation mit kürzlich aktualisierten Preisen beispielsweise, kann dem entsprechendem Mitarbeiter so vom Unternehmen aus direkt aufs Tablet zum Kunden geschickt werden. Alle Mitarbeiter haben so auch immer die aktuellsten Dokumente vorliegen.

Erhöhte Kommunikation

Durch die Funktion einiger Tools, dass Präsentationen gleichzeitig von mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden können, steigert sich zudem die Kommunikation im Unternehmen und Mitarbeiter können sich frühzeitig über mögliche Konfliktpunkte abstimmen.

Kosteneinsparung & Qualitätszuwachs

Da Ihre Mitarbeiter beim Erstellen einer Präsentation online vor allem Zeit einsparen, lässt sich diese in andere Aufgaben investieren. Beispielsweise ins Einüben gewisser Präsentationstechniken. Sie reduzieren also Kosten und erreichen dennoch einen Qualitätszuwachs.

Nachteile bei der Erstellung online

Wie fast alle Dinge haben auch online Präsentationstools nicht nur Vorteile sondern auch Schattenseiten. Im Folgenden erklären wir die Schwächen der Präsentationserstellung online und wann Sie besser zu herkömmlichen, lokal installierten Programmen greifen sollten.

• Einarbeitungszeit: Die Einarbeitungszeit ist auf der einen Seite ein Pluspunkt, da sie deutlich geringer ausfällt als bei vergleichbaren Programmen. Andererseits, um ein bekanntes Sprichwort zu bemühen, ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Mit anderen Worten, auch die Erstellung von Präsentationen online wird nicht auf Anhieb immer perfekt funktionieren. Auch an den Umgang mit den von uns verglichenen Tools müssen Sie bzw. Ihre Mitarbeiter sich gewöhnen. Das Cloudkonzept ermöglicht Ihnen deutliche Zeitersparnisse, will jedoch auch verstanden und seine routinemäßige Anwendung eingeübt werden.
• Funktionsumfang: Wie bereits angesprochen, können die meisten Online Tools lokal installierten Programmen in den Detailfunktionen nicht das Wasser reichen. Es handelt sich hierbei in den meisten Fällen aber um ein vernachlässigbares Defizit, das sich nur für Design-Enthusiasten, die jedes Pixel Ihrer Präsentation individuell gestalten wollen, negativ auswirkt.
• Monatliche Kosten: Leider gibt es den Service der meisten online Tools zur Präsentationserstellung nicht umsonst. Einige Tools können Sie jedoch gratis testen. Anders als bei einer lokalen Software zahlen Sie anschließend keinen festen Anschaffungspreis, sondern eine monatliche bzw. jährliche Gebühr.

Das kosten Online Präsentationen

Die Preise für Online Präsentationssoftware können stark variieren und richten sich nach den Leistungen des jeweiligen Anbieters. Diese sind in der Regel nicht auf das bloße Erstellen von Präsentationen beschränkt. Einige bieten beispielsweise zusätzliche Analysetools um die erfolgreichen Sales direkt im Auge zu behalten und die Effektivität der eigenen Präsentationen einschätzen zu können. Der Cloudspeicher, auf dem die Präsentationen gespeichert werden, gehört darüberhinaus standardmäßig zur Ausstattung. Abhängig ist der Preis bei vielen Diensten auch von der Nutzerzahl.

Auf was Sie bei Ihrer Entscheidung achten sollten

Da es für die Erstellung von Präsentationen online mittlerweile reichlich Anbieter mit unterschiedlichen Funktions- und Preisspektren gibt, sollten Sie einige wichtige Punkte bedenken.

Welche Rolle spielen Präsentationen in Ihrem Unternehmen?

Sind Präsentationen bei Ihnen an der Tagesordnung? Intern sowie extern? Ist vor allem eine erfolgreiche Darstellung vor Kunden entscheidend? In diesem Fall macht eine umfassende Cloudlösung mit zentral abgelegten Dokumenten sehr viel Sinn.

Oder sind Präsentationen für Ihr Unternehmen zweitrangig und kommen nur ab und an bei internen Meetings zum Einsatz? Wenn Präsentationen für Ihr Unternehmen nur eine rudimentäre Bedeutung haben, ist der Wechsel zu einer Onlinelösung nicht notwendig. Für gelegentliche Präsentationen lohnt sich die Umstellung auf ein komplexes Cloudsystem nicht. In unserem Vergleich finden Sie allerdings auch kleinere Onlinelösungen, die eine Alternative darstellen, falls Sie kein Fan von PowerPoint sind.

Von welcher Art wird der überwiegende Teil der Präsentationen sein?

Das hängt natürlich sehr stark von Ihrem Unternehmen ab.Geht es beispielsweise um Modepräsentationen oder Einsparpotentiale bei Versicherungen? Je nachdem, welchen Content Sie präsentieren möchten, eignet sich die eine Lösung besser als die andere.

Haben Sie bereits Software im Einsatz?

Häufig bedeutet ein Wechsel auf eine Online Lösung auch die Abkehr von einer herkömmlich, lokal installierten Software. Ihre Mitarbeiter werden also etwas Zeit benötigen um sich anzupassen. Eventuell kann ein Workshop, der die Grundlagen der neuen Software vermittelt, hier Sinn machen.

Wie viele Mitarbeiter werden künftig an Präsentationen arbeiten?

Wichtig ist natürlich auch, dass Sie abschätzen können, wie viele Mitarbeiter zukünftig an Präsentationen arbeiten werden. Davon ist abhängig, welche Lizenz Sie benötigen. Klären Sie hierbei am besten gleich mit ab, ob ein kooperatives Arbeiten an Präsentationen gewünscht ist, da dies nicht von allen Lösungen unterstützt wird.

Ist die Synchronisation auf mobile Geräte, wie beispielsweise Tablets gewünscht?

Führen Ihre Mitarbeiter Kundenbesuche durch und präsentieren direkt vor Ort? Eine Präsentation per mobilem Engerät wirkt professionell und erleichtert beispielsweise auch die Kommunikation mit dem Kunden.

Achten Sie bei einer Lösung, die die Mobilesynchronisation unterstützt unbedingt darauf, dass Ihre neue Lösung zu bereits vorhandenen Geräten passt und auf diesen lauffähig ist.

Benötigen Sie zusätzlich auch Analysefunktionen?

Sind Ihre Mitarbeiter vor allem im Verkauf tätig? In diesem Fall macht es Sinn, gleich eine Lösung mit Analysefunktionen zu wählen. Sie können dann schnell die Beliebtheit unterschiedlicher Produkte und die Effektivität Ihrer Präsentationen auswerten.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Die Funktionsvielfalt bei den unterschiedlichen Anbietern ist groß aber auch sehr verschieden. In folgender Liste führen wir daher nur einige Beispielfunktionen auf, damit Sie sich ein Bild davon machen können, was bei der Präsentationserstellung online alles möglich ist.

• Themenbasierte Vorlagen: Bei vielen Anbietern finden Sie themenspezifische Vorlagen, die Ihnen die Erstellung einer Präsentation ungemein erleichtern. Diese sind vom Design bereits passend abgestimmt und müssen nur noch um Ihren Inhalt ergänzt werden.
• Automatische Konvertierung von Multimedia Inhalten: Besonders nützlich, wenn Sie vor allem Inhalte aus dem World Wide Web verwenden, ist die automatische Konvertierungsfunktion. So können Sie Inhalte direkt in Ihre Präsentation einbinden, ohne diese vorher umständlich herunterzuladen und/oder konvertieren zu müssen.
• Automatische Synchronisation: Eine weitere nützliche Funktion vieler cloudbasierter Dienste ist die automatische Synchronisation. Ihre Mitarbeiter haben somit stets die aktuellste Version zur Verfügung, ohne sich aktiv darum kümmern zu müssen.

Der Markt um Online Präsentationen

Da der Markt um Online Präsentationen immer umfangreicher wird, haben wir In folgender Übersicht die bekanntesten Lösungen für Präsentationen für Sie aufgeführt.

• Deckset
• Zoho Showtime
• yooba
• bunkr
• CustomShow
• iPresent
• PowerPoint
• Prezi
• Digital Image Sitemdebank
• Zyyne
• Google Sitemdes
• emaze
• Haiku Deck
• Microsoft Sway

Fazit

Mehr als 25 Jahre ist es bereits her, dass die erste Version von PowerPoint erschienen ist. Dass auch heute kaum ein Büro ohne PowerPoint auskommt, zeigt der immer noch immens hoher Marktanteil. Auch heute ist PowerPoint alles andere als eine schlechte Software zur Erstellung von professionellen Präsentationen. Allerdings sind “Normalbenutzer” mit seinen zahlreichen Einstellungsmöglichkeiten und einer kaum überschaubaren Fülle an Funktionen schnell überfordert. Zu viel Zeit wird auf vergleichsweise weniger wichtige Arbeitsschritte wie die Formatierung verschwendet. Der Inhalt kommt, Studien zur Folge, leider häufig zu kurz.

Doch gibt es zahlreiche Alternativen die Abhilfe schaffen können. Mit Online Präsentationssoftware gelingen Präsentationen schneller und schauen dennoch professionell aus. Dank zahlreicher cloudspezifischer Features, wie das gleichzeitige Bearbeiten von Präsentationen oder die Synchronisation auf mobile Geräte, fügen sich Präsentationslösungen aus der Cloud nahtlos in Ihre Infrastruktur ein. Sie sorgen für eine einheitliche Unternehmensrepräsentation und professionelles Auftreten bei gleichzeitiger Produktivitätssteigerung. Mit der trusted.de Übersicht finden Sie den passenden Service für Ihr Unternehmen. Wir wünschen viel Erfolg und gute Vorträge!