Was ist Facility Management?

Eine genau abgegrenzte Facility Management Definition gibt es nicht. Generell wird darunter die Verwaltung von Gebäuden und Anlagen über deren gesamte Lebensdauer hinweg verstanden. Facility Management hat die Aufgabe, Gebäude und Anlagen auf die dort beschäftigten Personen und betrieblichen Bedürfnisse einzustellen. Diese Aufgaben zählen zu den Sekundärprozessen eines Unternehmens, d.h. sie stellen nicht das Kerngeschäft dar, sind aber unabdingbar für dessen Durchführung.

Abgrenzung zu Asset Management und Gebäudemanagement

In so mancher (Online-)Literatur und der Praxis werden Begriffe wie Gebäudemanagement oder Asset Management synonym zu Facility Management verwendet. Asset Management umfasst allerdings nur die Vermögens- und Renditekomponente von Anlagen und Immobilien.

Gebäudemanagement wird theoretisch nur während der Nutzungsphase eines Gebäudes eingesetzt, nicht aber standort- und objektübergreifend oder während der anderen Lebenszyklen von Gebäuden (Errichtung, Beschaffung, Umbau, etc.). Gebäude Management ist streng genommen ein Teilbereich des Facility Management.

Wie funktioniert eine CAFM Software?

Eine Computer Aided Facility Management Software (kurz: CAFM Software) unterstützt Sie als Faciility Manager bei allen täglich anfallenden Prozessen sowie der Einhaltung Ihrer Betreiberpflicht.

Als Betreiber sind Sie dafür verantwortlich, dass aus dem Betrieb Ihrer Gebäude und/oder Anlagen keine Nachteile oder Gefahren für Leben, Gesundheit und Körper entstehen. Dafür müssen Sie diverse rechtlich festgehaltene Maßnahmen ergreifen und entsprechend dokumentieren.

In der Regel sind die Softwarelösungen modular aufgebaut und in folgende Bereiche unterteilt:

Die Lösungen vieler Anbieter setzen noch eine “feste Installation” voraus, d.h. es wird entsprechende Hardware und sowie Server- und Speicherkapazität benötigt. Doch auch in der Facility Management Branche ist der Trend des SaaS (Software as a Service) auf dem Vormarsch. So bieten bereits einige Hersteller Ihre CAFM Software komplett cloud-basiert an.

Für wen ist CAFM geeignet?

Eine FM Software kommt dann zum Einsatz, wenn Ihr Unternehmen Eigentümer und/oder Betreiber einer oder mehrerer Immobilien ist. In geradezu jeder Branche werden Facility Management Systeme integriert, z.B.:

• Bürogebäude
• Krankenhäuser
• Ausbildungsstätten (Schulen, Universitäten, etc.)
• Forschungszentren
• Bahn- und Flughäfen
• Sportstätten
• uvm.

In unserem Vergleich finden Sie ausschließlich Anbieter, deren Software auf die Einhaltung deutscher Normen, Standards und Pflichten ausgerichtet ist.

Vorteile einer CAFM Software

Die Implementierung einer Gebäudemanagement Software bringt nicht nur den auf der Hand liegenden Vorteil mit sich, dass alle Daten nun in einem System zusammenlaufen und miteinander verknüpft werden. Durch den richtigen Einsatz und geschulten Umgang mit den Ihnen zur Verfügung stehenden Modulen ergeben sich viele Chancen und Sie machen die Dienstleistungen Ihres Facility Management Teams effizienter.

• Automatisierung von Routine-Abläufen wie z.B. Erstellung von Wartungsaufträgen oder Umzugsplanung. Dadurch sind Sie in der Lage, entsprechende Prozesse zu optimieren und sowohl den hierfür anfallenden Zeit- sowie Budgetaufwand zu senken.
• Mehr Transparenz der Kosten und Leistungen durch zentral protokollierte Daten z.B. Energieverbrauch, Reinigungskosten oder Erträgen aus Vermietung und Verpachtung. Somit haben Sie Ihr Budget stets im Blick und können Handlungsempfehlungen zur Optimierung ableiten.
• Bessere Dokumentation bezüglich Betreiberpflichten: Da alle Daten an einem Ort zusammenlaufen, haben Sie stets alle Belege und Kennziffern zur Hand, wenn es um die Überprüfung der Einhaltung Ihrer Betreiberpflichten geht.
• Steigerung der Flächennutzungseffizienz: Mithilfe von Flächenmanagement haben Sie stets digitale Grundrisse zur Hand, die Ihnen als Grundlage zur Personaleinsatzplanung sowie der entsprechenden Kostenkalkulation dienen.
• Produktivitätssteigerung im Primärgeschäft Ihres Unternehmens. Sie stellen sicher, dass es zu keinen wartungsbedingten Ausfällen von Anlagen kommt, die Ihnen zur Verfügung stehenden Flächen optimal genutzt werden und garantieren durch einzuhaltende Maßnahmen größtmögliche Sicherheit am Arbeitsplatz. Die z.B. durch smartes Energiemanagement gesparten Kosten stehen Ihrem Unternehmen an anderer Stelle für Investitionen zur Verfügung.

Herausforderungen beim Einsatz von CAFM

Die Anschaffung einer FM Software ist bei allen Vorteilen aber auch mit Herausforderungen verbunden, die Sie nicht außer Acht lassen sollten.

Neben der Berechnung der zur Verfügung stehenden finanziellen Mittel für den (Lizenz-)Kauf der Software ist es wichtig, eine realistische personelle Ressourcenkalkulation durchzuführen. Zudem sollten Sie bedenken, dass Implementierung der CAFM Software sowie die Einarbeitung des Facility Management Teams nicht unerheblich Zeit in Anspruch nehmen wird.

In den meisten Fällen wird die Software in bestehende Systeme (z.B. Finanz- oder ERP-Systeme) integriert. Hier ist es wichtig, vor allem in den ersten Wochen und Monaten den Datentransfer zu beobachten und sicherzustellen, dass es keine nennenswerten Abweichungen gibt.

Das kostet eine Facility Management Software

Da das Management von Gebäuden und Anlagen von Fall zu Fall verschieden ist, gibt es keine allgemeingültigen Tarife. Sie können bei den jeweiligen Anbietern eine Demoversion anfordern und die einzelnen Features testen, bevor Sie dann ein individuelles Preismodell vereinbaren. Generell beginnen die Preise bei ca. 50.000 Euro, mehrheitlich nutzen die Betreiber in Deutschland aber professionelle Lösungen bis ca. 300.000 Euro. Sie sollten also vor der Anschaffung unbedingt eine Wirtschaftlichkeitsprüfung durchführen und kalkulieren, welche Ressourcen (auch personell) Ihnen tatsächlich zur Verfügung stehen.

Auf was sollten Sie bei der Auswahl eines Anbieters achten?

Bevor Sie den Anbieter-Markt nach der für Sie passenden Lösung durchforsten, sollten Sie die folgenden Punkte vorab klären:

• Das GEFMA 444 Zertifikat hat sich als wichtiges Kriterium zur Vorab-Sortierung potentieller Anbeiter von CAFM Software etabliert. (Mitte 2016 waren ca. 20 Anbieter zertifiziert, z.B. Archibus, Spartacus, Planon, facility24, IMS, Loy & Hutz).
• Der Markt um Facility Management Software ist extrem groß. Daher lohnt es sich, herauszufinden, ob es Anbieter gibt, die sich für Ihre Branche (z.B. Krankenhäuser) spezialisiert haben. Auf den Anbieterseiten werden in der Regel die Unternehmen genannt, die die jeweilige Software einsetzen.
• Ein wichtiger Faktor ist die Integrationsfähigkeit in die bestehende IT, z.B. Finanzsysteme. Lassen Sie sich ausführlich beraten, ob eine Schnittstelle zu Ihren bestehenden Tools besteht bzw. ob sie vom Anbieter für Sie entwickelt werden kann.
• Führen Sie eine realistische Kosten- und Ressourcenkalkulation durch. Welche Einspar- und Optimierungspotentiale sehen Sie durch den Einsatz der CAFM Software und wie lange dauert deren Amortisation?
• Ist die Software individuell an Ihre Bedürfnisse anpassbar? Wie sieht die Nutzeroberfläche aus? Jeder Anbieter bietet in der Regel eine kostenlose Demoversion an - wenn gewünscht, auch geführt. Nehmen Sie diese Option auf jeden Fall in Anspruch.
• Soll es eine “fest installierte” oder eine komplett webbasierte (SaaS) Lösung sein? Letztere sind auch im Facility Management weiter auf dem Vormarsch und haben den Vorteil, dass Sie keine eigenen Server- und Datenbankkapazitäten zur Verfügung stellen müssen. Beachten Sie auch die technischen Voraussetzungen für die bestmögliche Nutzung der FM Software.
• Soll Ihr Facility Management Team und/oder Ihr Immobilien-Portfolio in der Zukunft vergrößert werden? Dann achten Sie darauf, dass die CAFM Software so skalierbar ist, dass es zu keiner Kostenexplosion für Sie kommt.
• Arbeiten Sie häufig mit externen Personen wie z.B. Architekten, Handwerksbetriebe etc. zusammen? Dann ist es wichtig, dass das FM System die Anbindung von externen Nutzern unterstützt, damit diese ihre Daten über einen eigenen Zugang direkt einspeisen bzw. jederzeit verwenden können.
• Unterhalten Sie auch Immobilien im Ausland? Wenn dem so ist, sollten Sie darauf achten, dass die Facility Management Software verschiedene Währungen, Maßeinheiten, Steuersätze, Zeitzonen und Sprachen unterstützt.

Kontaktieren Sie ähnliche Unternehmen oder Einrichtungen in Ihrer Branche und erkundigen sich nach deren Erfahrungen mit der eingesetzten FM Software.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Die Wichtigkeit der einzelnen Funktionen ist sehr individuell bemessen und nur Sie selbst wissen am besten, welche Features Sie und Ihr Team wirklich für Ihre tagtägliche Arbeit als Facility Manager benötigen. Laut GEFMA wird CAFM Software hauptsächlich für Flächen- und Instandhaltungsmanagement angewendet. Nachfolgend haben wir ein paar Funktionen aufgelistet, die bei keiner professionellen Facility Management Software fehlen sollten.

Flächen- und Geometriedaten werden gemäß DIN 277 in den Kategorien Boden, Glas, Wand und Decke erfasst.

Raum- und Flächenmanagement mit CAD-Anbindung

Alle Flächen innerhalb Ihres Gebäudes werden als digitaler Grundriss mithilfe von CAD (Computer Aided Design) erfasst. Diese sind nun über Ihr CAFM Programm jederzeit abrufbar. Den einzelnen Räumen weisen Sie Nutzfunktionen zu, z.B.

• Wohnen und Aufenthalt
• Büroarbeit
• Produktion
• Bildung, etc.

Dies stellt das Herzstück eines FM Systems dar. Durch den Zugriff auf diese Daten ist es Ihnen möglich, verschiedene Projekte detailliert zu planen und deren Kosten realistisch zu kalkulieren, z.B.:

• Welche Räume sind vermietet und an wen?
• Welche Räume müssen beheizt werden?
• In der Grafikabteilung soll mehr Personal eingestellt werden. Ist genug Platz vorhanden? Wohin könnte die Abteilung umziehen? Welche Räume können Sie zusammenlegen?
• Wieviele Quadratmeter Fenster und Boden sind zu reinigen?
• Wieviele Quadratmeter Wand sind zu streichen?
• Wie sieht die derzeitige Bettenbelegung im Krankenhaus aus?
• uvm.

Grundriss im CAD System

Screenshot: loyhutz.de

Instandhaltung und Wartung

Die sich in Ihren Gebäuden befindlichen Anlagen (z.B. Heizung, Klimaanlage, Fahrstühle, etc.) müssen regelmäßig gewartet werden. Dies ist eine Ihrer Pflichten als Betreiber. Ihre Facility Management Software unterstützt Sie bei der Planung von Terminen und Optimierung der Instandhaltungsprozesse. Nahende Fristen werden Ihnen automatisch rechtzeitig angezeigt. Hier verwalten Sie auch entsprechende Aufträge, Wartungspläne und planen den hierfür notwendigen Personaleinsatz.

Mithilfe von Zählerständen Wartungen planen

Screenshot: incatecsolution.eu

Störungsmeldungen sowie Genehmigungen werden zentral in dieser Funktion erfasst. Benötigte Ressourcen und Budget werden kalkuliert und können so für die Zukunft vorausgeplant werden.

Energiemanagement

Energiekosten machen laut GEFMA bis zu ein Drittel der gesamten Kosten für den Betrieb eines Gebäudes aus. Machen Sie sich die Daten des Wartungs- und Instandhaltungsmoduls zu Nutze: Durch regelmäßige Dokumentation der Zählerstände und dem daraus errechneten Verbrauch an Gas, Wasser, Strom etc. können Sie entsprechende Handlungsempfehlungen ableiten und Einsparpotentiale definieren.

Permanentes Energiecontrolling lohnt sich: Effiziente und nachhaltige Energiekonzepte werden staatlich gefördert.

Oftmals fließt in dieses Modul auch das Umweltmanagement mit ein, d.h. Sie können auf Basis Ihrer protokollierten Werte beispielsweise die CO2 Emissionen berechnen (CO2 Footprint) und ebenfalls staatlich geförderte Optimierungen ableiten.

Sehen Sie Ihren Energieverbrauch grafisch aufbereitet

Screenshot: facility24.de

Dokumentenverwaltung

Der Klassiker unter den Funktionen sollte auch bei einer CAFM Softwarelösung nicht fehlen: Ein digitales Dokumentenmanagement. So haben Sie stets Zugriff auf Ihre lebenszyklusübergreifenden Verträge der Immobilie und alle Dokumentationen gemäß Ihrer Betreiberpflicht.

Berichte, Dashboards und Analysen

Eine detaillierte Berichtsfunktion sollte ebenfalls standardmäßig in jeder FM Software integriert sein und Sie dazu befähigen, bereichsübergreifend tagesaktuelle Reports zu erstellen. Behalten Sie Ihr Budget im Auge und erstellen Kalkulationen und Prognosen für die verschiedensten Szenarien.

Der Markt um Facility Management Software

Der Markt um CAFM Systeme ist genauso komplex und vielfältig wie das Thema Facility Management selbst. So tummeln sich am deutschen Markt etwa 60 Anbieter, oftmals mit Nischenprodukten. Nachfolgend haben wir die bekanntesten und nach GEFMA 444 zertifizierten CAFM Lösungen aufgelistet (Stand: 07/2016):

• ARCHIBUS
• Spartacus FM
• Loy & Hutz
• Planon
• faciitemty (24)
• Allplan
• Byron
• conjectFM
• VITRIcon
• sMOTIVE
• iffmGIS
• IMSWARE
• Axxerion
• newsystem
• FAMOS
• KeyLogic
• myMCS
• pit FM
• Planon

Fazit

Die Anforderungen und Bedürfnisse für den effizienten Betrieb einer Immobilie oder Anlage sind sehr verschieden und individuell. Um die richtige CAFM Software zu finden, bedarf es einer detaillierten Recherche sowie einer realistischen Kalkulation von Kosten und Personal. Durch den richtigen Einsatz haben Sie stets den Überblick über alle Vorgänge, Vorfälle sowie Optimierungschancen innerhalb eines Gebäudes sowie immobilienübergreifend über mehrere Standorte Ihres Unternehmens. Mithilfe von detaillierten Reportings sind Sie in der Lage, professionelle Prognosen für Budget-, Flächen- und Ressurcenplanungen durchzuführen. So schaffen Sie nicht nur ein bestmögliches Umfeld und garantieren einen reibungslosen Ablauf für Ihr Kerngeschäft, die eingesparten Kosten stehen Ihnen an anderer Stelle für Investitionen zur Verfügung.

Sie haben bereits Erfahrungen mit einer Facility Management Software aus unserem Vergleich gemacht? Dann freuen wir uns über eine Bewertung.