Was sind Event Management Tools?

Wer schon einmal ein einer Veranstaltung teilgenommen hat, weiß, wie viele Fehler bei der Organisation passieren können. Der Name steht nicht auf der Gästeliste, der Zeitplan ist komplett durcheinander und Informationen suchen Sie vergebens. Eine gut organisierte Veranstaltung ist die halbe Miete und genau da kommen Event Management Tools ins Spiel.

Machen Sie die gleichzeitige Nutzung von verschiedenen Programmen überflüssig und erlauben die Organisation Ihres Events zentral innerhalb einer web-basierten Lösung.

Was sind die Vorteile einer Event Software?

Alles, was Sie vorher in getrennten Systemen und Listen organisieren mussten, wird nun zentral an einem Ort zusammengeführt und automatisch aktualisiert. Teilnehmer müssen Sie nun nicht mehr manuell in einer Excel-Tabelle eintragen, das gesamte Ticketing wickeln Sie über das Event Tool ab und Ihre Zahlen und das Budget haben Sie dadurch immer im Blick. Kurz gesagt: Sie verlieren nicht den Überblick und sind so in der Lage, Ihre Veranstaltung besser und effizienter zu organisieren.

Die hier vorgestellten Tools sind web-basiert, das bedeutet, Sie haben von überall und zu jeder Zeit Zugriff auf Ihre Veranstaltung und sind immer auf dem aktuellen Stand der Vorbereitungen.

Wie läuft eine Veranstaltung ab?

Und vor allem: Wie hilft mir eine Event Management Software dabei? Grob betrachtet, lassen sich Veranstaltungen in drei Phasen unterteilen. Nehmen wir als Beispiel eine 2-tägige Konferenz mit diversen Vorträgen und Workshops.

Phase 1: Die Vorbereitung

Sie haben ein Datum gewählt und eine Zusage von Ihren gewünschten Gastrednern und Workshop-Leitern. Sie erstellen einen Zeitplan und buchen die Location. Die Kosten werden gesammelt Reporting-Tool der Event Management Software erfasst. Auf Basis Ihres Budgets und der erwarteten Anzahl der Teilnehmer berechnen Sie den Ticketpreis, sofern Sie Ihre Veranstaltung nicht komplett kostenfrei anbieten wollen.

Mithilfe Ihrer Software erstellen Sie nun eine individuelle Website mit allen wichtigen Informationen für die späteren Teilnehmer. Im selben Zug legen Sie ein Registrierungsformular an.

Ihre Kontakte importieren Sie in das integrierte CRM-System beziehungsweise über eine entsprechende Schnittstelle und versenden über Ihr Event Tool entsprechende Einladungen per Email.

Um mehr Personen zu erreichen, teilen Sie Ihre Veranstaltung über Ihre Social Media Kanäle. Jede Registrierung und der dazugehörige Zahlungseingang wird nun zentral in Ihrem Tool erfasst und dem Budget hinzugerechnet. Jeder Teilnehmer erhält eine - von Ihnen vorher angelegte - automatische Bestätigungsemail inklusive Ticket.

Sobald absehbar ist, wieviele Gäste an der Veranstaltung teilnehmen werden, nehmen Sie über die im Event Tool integrierte Anbieterdatenbank Kontakt zu Catering- oder Security-Firmen auf und wickeln die Bestellung ab. Auch diese Ausgaben fließen in das zentrale Reporting mit ein.

Phase 2: Während der Veranstaltung

Die Tickets werden entweder über einen Barcode gescannt oder klassisch abgehakt. Viele Event Tools bieten eine Scan-Funktion an, die Sie beispielsweise über mehrere Tablets oder Smartphones synchronieren können. Sie haben die Möglichkeit, Last-Minute Tickets anzubieten und die Preise entsprechend anzupassen.

Ebenso verfügen manche Tools über eine Mobile App, in der sich Ihre Teilnehmer über die Veranstaltung informieren und den Zeitplan einsehen können.

Phase 3: Die Nachbereitung

Ist die Veranstaltung vorüber, wird die finale Abrechnung gemacht und Rechnungen im besten Fall über eine vorhandene Integration mit Ihrem Rechnungssystem erfasst. So sehen Sie, wie finanziell erfolgreich Ihre Veranstaltung war und welchen ROI Sie genau erwirtschaftet haben.

Wurden während der Veranstaltungen einzelne Vorträge gefilmt und/oder Fotos gemacht, laden Sie diese auf Ihre eingangs erstellte Event-Webseite hoch. Ihren Teilnehmern und Gastrednern senden Sie eine Email, in der Sie die Veranstaltung zusammenfassen, einen Link zu den Videos/Fotos sowie eine kurze Umfrage zum Event mitschicken. Das Feedback können Sie für Folgeveranstaltungen nutzen.

Was kostet eine Event Management Software?

Nicht jede Event Software ist für jede Art von Veranstaltung geeignet.Der Preis für ein Event Tool hängt davon ab, welche Kombination der folgenden Punkte Sie wirklich benötigen:

Wie oft veranstalten Sie ein Event? - Sind Sie ein professioneller Event Planer und organisieren mehrere Veranstaltungen im Jahr, bietet sich eine Event Software mit einem großen Funktionsumfang und vielen Integrationen an. Organisieren Sie aber nur einmal im Jahr eine Firmenveranstaltung, benötigen Sie quasi nur eine bessere Event Registration Software ohne komplexe Funktionen.

Veranstalten Sie mehrere Events gleichzeitig? - Einige Anbieter limitieren die Anzahl der gleichzeitig laufenden (= aktiven) Events. Organisieren Sie also mehrere Veranstaltungen zur gleichen Zeit, bietet sich eine Lösung mit Monatsabo und im besten Fall einer unbeschränkten Anzahl an aktiven Events an.

Wie groß ist Ihre Veranstaltung? - Soll es eine überschaubare Anzahl an Teilnehmern sein oder ein Event mit mehreren hundert oder gar tausend Personen? Manche Anbieter koppeln ihre Preise unter anderem an die Teilnehmeranzahl. Ist die Veranstaltung eher groß, ist ein Tool mit monatlicher Gebühr und bestenfalls unbegrenzter Zahl an Registrierungen empfehlenswert. Bei kleineren Events kann eine Lösung, die nach Tickets abrechnet, kostengünstiger sein.

Ist die Veranstaltung kostenlos und wenn nein, wickeln Sie Zahlungen selbst ab? - Eine erfreuliche Nachricht: Einige Event Tools nutzen Sie in vollem Funktionsumfang gratis, wenn Ihre Veranstaltung keinen Eintritt kostet. Sobald Sie hingegen Tickets verkaufen, wird eine Gebühr fällig. Hier kommt es auch darauf an, ob Sie die Zahlungsabwicklung selber durchführen oder über den Anbieter der Event Software laufen lassen. Bei letzterem wird eine zusätzliche Gebühr fällig.

Arbeiten Sie alleine oder im Team? - Wenn Sie im Team arbeiten, sollten Sie einen Anbieter wählen, der mehrere Zugänge auf seine Software ermöglicht. Zudem sind Funktionen zur Aufgabensteuerung und -verteilung sowie automatische Kalender-Synchronisation vorteilhaft.

Welche Art von Support benötigen Sie? - Bei vielen Event Tools müssen Sie Ihre gewünschte Art von Support kostenpflichtig dazubuchen. Vor allem eine 24-stündige Erreichbarkeit lassen sich viele Anbieter extra vergüten. Manche von ihnen bieten sogar eine Art “Full Service” an und helfen Ihnen bei der Planung und Durchführung Ihres Events.

Die Preisgestaltung ist sehr verschieden. Viele Anbieter arbeiten mit individuellen Preisen, die nach vorheriger Absprache auf den Kundenbedarf abgestimmt sind.

Daneben gibt es noch diverse andere Modelle, z.B.:

• Monatsabo
• Jahresabo
• Gebühr pro Event
• Gebühr pro verkauftem Ticket
• Gebühr pro verkauftem Ticket + Prozentsatz des Ticketpreises
• Gebühr pro verkauftem Ticket + Prozentsatz des Ticketpreises + Gebühr für die Zahlungsabwicklung

Fazit

Event Management Tools helfen Ihnen, vor allem während der Vorbereitung Ihrer Veranstaltung den Überblick zu behalten.Alle Aufgaben und Daten werden zentral an einem Ort erfasst. Dabei ist es egal, ob Sie eine Hochzeitsfeier oder ein Konzert mit Ticketverkauf veranstalten - für jede Art von Veranstaltung gibt es die passende Event Software. Eine professionelle Organisation erleichtert nicht nur Ihnen und ggfs. Ihrem Team das Leben, sondern steigert auch das positive Erlebnis Ihrer Teilnehmer und Gäste.

• amiando by XING EVENTS
• azavista
• Bizzabo
• Converve
• Cvent
• etouches
• eveeno
• Eventboost
• eventbrite
• eventleaf
• Eventzilla
• eyepin
• My Custom Event
• Splash
• yve event tool

Wir haben die gängisten Event Management Tools miteinander verglichen und eine grobe Übersicht an Funktionen erstellt. Bei der Auswahl der Anbieter haben wir uns auf rein web-basierte Lösungen konzentriert. Wenn Sie bereits Erfahrungen mit einem Tool gemacht haben, teilen Sie uns diese gerne in Form einer Bewertung mit.