Die Produktversionen werden mit einer 30-tägigen Testphase angeboten. Die Versionen unterscheiden sich in dem Umfang anzubindender Nutzer und des Speicherplatzes. Die Funktionen werden nicht eingeschränkt.Die anfallenden Kosten können Sie über eine Kreditkartenzahlung begleichen.

Um sich zu registrieren werden von DeskAway einige Daten abgefragt, die den Anmeldeprozess etwas verlängern, laut Anbieter dauert dieser 30 Sekunden. Dies ist im Vergleich zu anderen Lösungen erheblich langwieriger und gerade für einen Test der kostenlosen Version störend. Während der Anmeldung wird eine Webadresse mit Ihrem Firmennamen erstellt. Wenn Sie sich in der Anwendung anmelden möchten, geht das nur, indem Sie sich über die für Sie zur Verfügung gestellte Internetadresse einloggen. (z.B. unter http://IHRUNTERNEHMEN.deskaway.com/index.php) Die Bedienoberfläche ist einfach und optisch nicht auffallend gestaltet. Da gibt es bessere Lösungen der Konkurrenz.

DeskAway ist über die Internetseite des Anbieters erreichbar. So können Sie Ihre Daten jederzeit und von überall aus abrufen, sofern eine Internetverbindung besteht.Für Smartphones stellt DeskAway eine eigens optimierte Seite zur Verfügung. Der Offline Zugriff ist aufgrund der fehlenden Desktopanwendung sowie Apps für Ihr Smartphone nicht möglich. Dies würde die Nutzung, vorallem für Geschäftsleute, welche oft auf Reisen sind, komfortabler gestalten. Besitzt man einen Google Account, hat man ebenfalls die Möglichkeit sich die App des Anbieters im Marketplace herunterzuladen.

Um Daten in DeskAway hochladen zu können, müssen zunächst Projekte erstellt werden. In diese Projektordner werden zur Übersichtlichkeit nur Dokumente hochgeladen, die mit diesem Projekt in Verbindung stehen. Somit haben auch nur die Personen Zugang zu den Daten, welche dem Projekt zugeordnet wurden.Innerhalb eines Projektes können so Dokumente direkt im Browser erstellt oder bereits vorhandene Daten hochgeladen werden.Laden Sie Daten hoch, haben Sie die Möglichkeit diese als Private oder Public zu markieren. Im öffentlichen Modus erhalten alle Teammitglieder eine Nachricht, dass ein neues Dokument hochgeladen wurde und können dieses einsehen. Im privaten Status haben nur Sie Zugriff auf das Dokument.

Möchten Sie Ihre Projekte mit weiteren Personen teilen, müssen Sie zunächst die gewünschten Personen zu Ihrem Account hinzufügen. Danach können Sie diese Personen den ausgewählten Projekten zuordnen. So haben Ihre Teammitglieder Zugriff auf alle in dem Projekt befindlichen Dokumente. Eine spezifische Rechteverwaltung der einzelnen Nutzer, wie nur Lesereche oder Schreibreche, gibt es hier nicht. Ebenfalls können die Dokumente nicht zusätzlich durch ein Passwort geschützt oder die Zugriffsdauer beschränkt werden.

Um Daten einzusehen, werden diese direkt geöffnet und können nicht zuvor in einem Präsentationsmodus bzw- Viewer angesehen werden. Auch eine direkte Bearbeitung im Browser ist nicht möglich. Änderungen werden so nicht automatisch übernommen sondern müssen erst lokal auf dem Rechner gespeichert werden um sie dann manuell unter der vorherigen Version hoch zu laden bzw. abzuspeichern.

Arbeiten mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument, was durchaus vorkommen kann, da in der Anwendung nicht angezeigt wird, ob das Dokument bereits geöffnet ist, entstehen Versionskonflikte. Änderungen müssen dann manuell zusammengeführt werden. Andere Anbieter zeigen in diesem Fall an, dass eine Datei gerade bearbeitet wird bzw. für eine Bearbeitung ausgecheckt wurde. Der Versionsverlauf zeigt an, wer das Dokument wann geändert hat. So können Änderungen nachvollzogen werden und alte Versionen bei Bedarf wieder hergestellt werden.

Ihre Daten werden bei Übertragung zwischen Ihrem Browser und dem Server von DeskAway immer verschlüsselt übertragen. DeskAway speichert Ihre Daten auf zertifizierten Servern (Rackspace) mit hohen Sicherheitsstandards. DeskAway hat die Safe Harbour Zertifizierung, die allein allerdings nach gängiger Meinung von Datenschutzexperten nicht ausreicht, um den deutschen Datenschutzbestimmungen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten genüge zu tragen. Dies sollte bei der Auswahl unbedingt beachtet werden.

Innerhalb des Support Centers können Sie sich mit Hilfe von Tutorails, FAQ´s sowie Videos selbst auf die Suche nach der Lösung Ihres Problems machen.Haben Sie jedoch eine spezielle Frage steht Ihnen ein 24/7 Support Team, welches Sie per E-Mail erreichen, zur Verfügung.Bitte beachten Sie, dass der Service nur in englischer Sprache verfügbar ist.