Worauf muss ich als Startup, KMU oder Freelancer bei einem CRM achten?
Bevor Sie sich für eines der von trusted getesteten CRM-Plattformen entscheiden, sollten Sie die Lösungen miteinander vergleichen und eine Vorauswahl treffen. Dafür können Sie sich einige Fragen stellen, um die Auswahl einzugrenzen. Nummer 1 ist etwa, ob Sie überhaupt ein CRM-System benötigen und welche Funktionen es enthalten sollte. Zudem ist relevant, welchen Bereich Sie unterstützen wollen, welches Budget Sie zur Verfügung haben und welche Pläne Sie für das Wachstum Ihres Unternehmens haben. Erfahren Sie mehr:
Ab wann ist ein CRM für mich sinnvoll?
Die Frage, ob Sie ein CRM benötigen, oder nicht, bzw. ab welcher “Größe” ein CRM sinnvoll ist, ist nicht pauschal zu beantworten. Viele Freelancer und Kleinstteams können auch mit einer einfachen Excel-Tabelle auskommen, in denen sie die jeweiligen Kontaktdaten manuell pflegen und die sie für die Kontaktaufnahme nutzen. Nichts anderes ist eine Kontaktdatenbank ja, eine Tabelle mit den wichtigsten Infos und Kontaktmöglichkeiten. Ist eine solche Tabelle für Sie (noch) ausreichend, müssen Sie nicht über ein CRM nachdenken.
Die Kontaktdatenbank ist das zentrale Instrument eines jeden CRM
Screenshot: trusted.de
Quelle: hubspot.de
CRM-Tools bieten allerdings mehr, als nur eine unkommentierte “Ablage” für Kontaktdaten, selbst in den kostenlosen oder günstigsten Ausführungen. Neben der Datenbank für Ihre Leads und Kund:innen ist beispielsweise auch eine E-Mail-Integration enthalten, um direkt aus der Datenbank heraus Kontakt aufzunehmen und auch E-Mail-Vorlagen zu pflegen und Massen-E-Mails zu verschicken. Für Sales-Teams ist zudem die visuelle Sales-Pipeline nützlich, um eingehende Leads im Blick zu behalten.
Eine visuelle Sales-Pipeline hilft Ihnen dabei, Deals und Leads im Blick zu behalten
Screenshot: trusted.de
Quelle: pipedrive.com
Auch der oft integrierte Team-Kalender hebt ein professionelles CRM-System von der guten alten Excel-Liste ab und ermöglicht es Ihnen, Marketing-Kampagnen und Vertriebsprozesse übersichtlich und im Team zu planen. So verpassen Sie keine Termine und Ihre Mitarbeiter:innen sind stets auf dem neuesten Stand. Für Supportteams ist ein Ticketsystem interessant, das eingehende Kundenanfragen (zum Beispiel per Mail oder Live-Chat) direkt in Tickets umwandelt, die dann nach und nach von Ihrem Team bearbeitet werden können.
Mithilfe eines Ticketsystems bearbeiten Sie Kundenanfragen schnell und unkompliziert
Screenshot: trusted.de
Quelle: salesforce.com
Grob lässt sich also sagen: Sobald Sie das Gefühl haben, dass Ihrer Excel-Liste etwas fehlt, oder sich denken “Es wäre schön, mehr Kontext zu diesen Daten zu haben”, ist ein CRM-System geeignet für Sie. Und durch den günstigen Einstieg und die oft kostenlosen Basis-Tarife der vorgestellten Angebote benötigen Sie dafür nicht einmal ein üppiges Budget, sondern können bereits mit geringen Mitteln ein funktionierendes Customer Relationship Management etablieren.
Welchen Bereich soll mein CRM abdecken?
CRM ist nicht gleich CRM. Obwohl viele CRM-Plattformen bemüht sind, alle kundenorientierten Geschäftsbereiche - wie Sales, Marketing und Support - gleichzeitig abzudecken, gibt es auch viele Tools, die sich auf einen Bereich spezialisiert haben und dementsprechend nur für diesen geeignet sind. So lässt sich mit einem dedizierten Sales-CRM keine E-Mail-Marketing-Kampagne planen, mit einem Marketing-CRM kein Helpdesk für Ihre Kund:innen einrichten und mit einem Support-CRM keine Leads generieren.
Der CRM-Prozess hat grundsätzlich drei Facetten, aber nicht alle Systeme können alle drei bedienen
So sollten Sie sich also als allererstes die Frage stellen, welchen Geschäftsbereich Sie mit Ihrem CRM bedienen wollen. Für den Vertrieb bieten sich dafür beispielsweise Freshsales und Pipedrive an, für das Marketing und die Lead-Generierung sind Nimble oder Lösungen wie Insightly oder SugarCRM (die trusted im großen CRM-Test für Sie verglichen hat) ideal. HubSpot und Salesforce, teamspace, 1CRM oder TecArt CRM bieten modulare Systeme an, deren Funktionsumfang Sie aus den gebotenen Modulen selbst zusammenstellen können.
HubSpot hat ein recht komplexes Pricing, da das CRM modular aufgebaut ist
Mithilfe der obigen Profile der vorgestellten Tools sowie den Test- und Vergleichsberichten auf trusted.de und dem umfangreichen Tarifvergleich sind Sie in der Lage, exakt die Lösung zu finden, die Sie für Ihr Unternehmen benötigen, sei es nun im Sales, Marketing, oder Support.
Wie viele Kontakte und Speicherplatz benötige ich?
Wenn Sie sich für die CRM-Lösungen von Zoho CRM, CentralStationCRM oder 1CRM interessieren, sollten Sie im Vorfeld überlegen, wie viele Kontaktplätze Sie benötigen werden. Nicht nur müssen Sie alle Ihre aktuellen Kund:innen im System unterbringen (was dank einfacher Import-Möglichkeiten in der Regel sehr unkompliziert und schnell geht), sondern auch neue Leads generieren und in Ihrem CRM verwalten. Dafür benötigen Sie ausreichend Platz für anlegbare Kontakte.
Eine gute Planung ist hier das Maß aller Dinge, da die genannten Systeme einen beschränkten Platz für neue Kontakte aufweisen und Sie irgendwann an eine Grenze stoßen könnten, durch die ein Upgrade oder im schlimmsten Fall ein kompletter Systemwechsel nötig ist. Daher ist es eine gute Idee, im Vorhinein zu validieren, wie viele Datensätze Sie aktuell haben, in welchem Umfang Sie innerhalb der nächsten Jahre wachsen wollen und welche Obergrenze ausreicht, um all Ihre Kontakte unterzubringen.
In vielen CRMs haben Sie nur begrenzten Platz für Kontaktdaten
Screenshot: trusted.de
Quelle: teamspace.de
Hier geht es auch um das Thema Zukunftsfähigkeit. Ein System wie CentralStationCRM bietet zwar einen hervorragenden und günstigen Einstieg mit einem einfach zu bedienenden System, hat aber selbst im größten Preispaket für rund 200 Euro pro Monat nur Platz für maximal 40.000 Kontakte. 1CRM fängt ebenfalls recht bescheiden mit maximal 750 Kontakten an, lässt sich allerdings im Laufe der Zeit upgraden und ist dann unbegrenzt. Ähnlich bei Zoho CRM, das bereits im kleinsten Tarif Platz für 5.000 Datensätze liefert.
Bei vielen CRM-Anbietern ist ein nachträgliches Upgrade von Kontakten und Speicherplatz spielend möglich
Screenshot: trusted.de
Quelle: centralstation.de
Je nachdem, welches Wachstum Sie anstreben und wo Ihr Startpunkt liegt, sollten Sie entsprechend planen. Wollen Sie zusätzlich Ihr CRM auch als Dokumentablage nutzen - beispielsweise für Rechnungen, Aufträge, Verträge, etc. - ist auch der maximale Speicherplatz ein wichtiger Faktor, den Sie in Ihre Überlegung einbeziehen sollten. Die Maximalgröße aller hier vorgestellten CRM-Plattformen in Sachen Kontakte und Speicherplatz finden Sie übersichtlich in der folgenden Tabelle:
Anbieter | Kontakte | User | Speicherplatz |
---|
Freshsales | 10.000 - ∞ | 1 - ∞ | 2 GB - 20 GB |
Pipedrive | ∞ | 1 - ∞ | ∞ |
HubSpot | 1.000.000 | 1 - ∞ | ∞ |
Zoho CRM | 5.000 - ∞ | 3 - 200 | 1 GB - ∞ |
CentralStationCRM | 200 - 40.000 | 3 - 40 | 20 MB - 15 GB |
TecArt CRM | ∞ | 3 - ∞ | ∞ |
teamspace | ∞ | 1 - ∞ | ∞ |
1CRM | 750 - ∞ | 1 - ∞ | 1 GB - 3 GB |
Nimble | 25.000 | 1 - ∞ | ∞ |
Salesforce | ∞ | 1 - ∞ | ∞ |
Welches Budget habe ich zur Verfügung?
Welches CRM Sie in Ihrem Unternehmen nutzen können hängt natürlich auch davon ab, welches CRM Sie sich leisten können. In diesem Artikel stellt trusted Ihnen mit Hinblick auf das oft begrenzte Budget kleiner Unternehmen und Teams vor allem günstige Einstiegslösungen vor. Diese sind kostenlos oder schlagen nur mit wenigen Euro pro Monat und User zu Buche. Auch hier ist es aber nicht uninteressant, zu wissen, welche Kosten mit einem ggf. nötigen Upgrade auf Sie zukommen, um für alle Eventualitäten gerüstet zu sein.
Die folgende Tabelle verschafft Ihnen daher einen Einblick, mit welchen monatlichen Kosten Sie mindestens und höchstens für das gewählte System rechnen müssen. Beachten Sie dabei, dass ein Upgrade (wie oben beschrieben) sowohl durch nötige neue Funktionen und Features, als auch durch ein benötigtes größeres Kontingent an Kontakten, Userlizenzen oder Speicherplatz nötig werden kann. Größere und teurere Tarife enthalten natürlicherweise auch mehr Funktionen und Freiheiten.
Anbieter | Tarif 1 | Tarif 2 | Tarif 3 | Tarif 4 | Tarif 5 |
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Freshsales | 0,00 € | 15,00 € | 39,00 € | 69,00 € | — |
Pipedrive | — | 14,90 € | 27,90 € | 49,90 € | 99,00 € |
HubSpot | 0,00 € | 10,00 € | 100,00 € | 150,00 € | — |
Zoho CRM | 0,00 € | 14,00 € | 23,00 € | 40,00 € | 52,00 € |
CentralStation | 0,00 € | 20,00 € | 65,00 € | 129,00 € | 249,00 € |
TecArt CRM | 0,00 € | 40,00 € | — | — | — |
teamspace | — | 14,00 € | 19,00 € | 24,00 € | — |
1CRM | — | 17,00 € | 29,00 € | 42,00 € | 55,00 € |
Nimble | — | $ 24,90 | — | — | — |
Salesforce | — | 25,00 € | 80,00 € | 165,00 € | 330,00 € |
Alle angegebenen Preise verstehen sich als Kosten pro Monat und Userlizenz; eine Ausnahme bildet dabei CentralStationCRM, das als einziges CRM-Tool in diesem Vergleich nicht nach User abrechnet, sondern vorgefertigte Pakete mit einer gewissen Menge an enthaltenen Lizenzen zum monatlichen Fixpreis anbietet. Einen vollständigen Überblick über alle Preise, Konditionen und die enthaltenen Features finden Sie im umfassenden CRM-Tarifvergleich von trusted.de sowie in den einzelnen Test- und Vergleichsberichten.